Fino alla versione 2002 di Outlook inclusa in Office XP, la dimensione massima del file delle cartelle personali PST e delle cartelle offline OST è limitata a 2GB. Questo limite è imposto dallo standard ANSI sui cui si basa Outlook fin dalla versione 97.

Può capitare, soprattutto se si riceve spesso mail con allegati pesanti, che tale limite venga superato causando la corruzione dell’archivio PST. Al successivo avvio di Outlook o tentativo di aprire il file PST, viene visualizzato il seguente messaggio:

Errori nel file <percorso\nomefile>. Chiudere tutte le applicazioni abilitate alla posta elettronica ed eseguire l'Utilità di ripristino Posta in arrivo.

Nelle nuove versioni a partire da Outlook 2003, viene utilizzato il formato Unicode al posto di ANSI e questo limite è stato portato a 20GB, con la possibilità di espanderlo ulteriormente. Nelle versioni precedenti il problema non è mai stato superato: sono state aggiunte solo delle protezioni in Office XP Service Pack 1 e Office 2000 SR-1 che impediscono di aggiungere nuovi dati affinché non vengano danneggiati i file.

La soluzione che propone Microsoft è di usare lo strumento di troncamento di file PST e OST, che provvede a troncare il file dei MB necessari per farlo rientrare nei limiti. Questo metodo rappresenta la via più rapida per risolvere il problema, tuttavia porta con se alcuni inconvenienti:

• La parte di file troncata viene irrimediabilmente perduta
• Se si esagera nel troncare il file, la struttura al albero delle cartelle viene danneggiata e viene ripristinata con nomi casuali di difficile interpretazione

La soluzione consigliata, se la dimensione del file PST supera di poco il limite, è quella di utilizzare un qualsiasi editor esadecimale in grado di aprire file di queste dimensioni. Come sempre, è consigliato operare su una copia di backup del file PST originale.

• Aprire la copia del file PST con l’editor esadecimale
• Rimuovere manualmente dei byte tanto da far rientrare il file nel limite previsto
• Eseguire l’utilità di ripristino posta in arrivo (scanpst.exe) per riparare i danni che abbiamo causato con l’editor
• Tentare di aprire o importare l’archivio in Outlook

Se l’operazione non dovesse avere successo, tentare rimuovendo porzioni diverse: con la rimozione di varie serie di byte ripetitivi finora l’operazione è andata sempre a buon fine. Per l’operazione è stato usato l’editor i.Hex che consente di aprire file di qualsiasi dimensione. Anche se non consente la rimozione diretta di byte, sovrascrivendo dei byte con 00 nella successiva riparazione con scanpst questi vengono scartati e rimossi. Evitare di eliminare byte all’inizio o alla fine del file.

Per il futuro, è consigliato conservare le mail organizzandole in più file PST e di mantenere l’archivio principale dove vengono recapitati i messaggi di posta il più snello possibile.